PDF/A-3 คืออะไร?

PDF/A-3 คืออะไร? แตกต่างจาก PDF ทั่วไปอย่างไร?

ก่อนจะตอบคำถามว่า PDF/A-3 คืออะไร? ผู้เขียนขอเกริ่นนำถึงที่มาของไฟล์ก่อน เพื่อความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้น

แต่หากผู้อ่านใจร้อนสามารถเลื่อนลงไปข้างล่างเพื่ออ่านสรุปได้เลยครับ

มาทำความรู้จัก PDF/A กันก่อน

PDF/A เป็นไฟล์ที่ถูกพัฒนามาจากไฟล์ PDF ทั่วไปที่เรารู้จัก เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลดิจิทัลในระยะยาว โดยข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลง ไม่ว่าเทคโนโลยีจะเปลี่ยนไปอย่างไรแต่ข้อมูลและรูปแบบการแสดงผลในไฟล์ PDF/A จะต้องไม่เปลี่ยนแปลง

หากท่านเคยใช้ Microsoft Word หรือ Microsoft Excel รุ่นเก่าๆ หากเอาไฟล์เหล่านั่นมาเปิดกับเวอร์ชั่นใหม่ จะพบว่าไฟล์เหล่านั่นมีการแสดงผลที่เปลี่ยนไปเช่นการจัดย่อหน้า หรือการแสดงผลของฟอนต์ไม่เหมือนเดิม

ความแตกต่างระหว่าง PDF ทั่วไป กับ PDF/A

ไฟล์ PDF ทั่วไปไม่การันตีการเก็บข้อมูลระยะยาว ข้อมูลและการแสดงผลอาจเปลี่ยนไปตามซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์การแสดงผล

เพื่อที่จะการันตีว่าข้อมูลจะต้องเก็บได้ในระยะยาว โดยที่ข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลงและไม่ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์การแสดงผล จึงได้มีการกำหนดมาตราฐานเริ่มต้นขึ้นมาคือ PDF/A-1 ในวันที่ 28 กันยายน ค.ศ. 2005

ต่อมาก็ได้มีการประกาศมาตรฐาน PDF/A-2 ออกมาในวันที่ 20 มิถุนายน ค.ศ. 2011 ได้มีการกำหนดมาตรฐานใหม่โดยไม่ขึ้นกับ PDF/A-1 และได้เพิ่มคุณลักษณะใหม่ๆเข้าไปด้วย เช่น

• การเก็บฟอนต์ตัวอักษรลงไปในไฟล์ PDF
• การบีบอัดรูปภาพด้วย JPEG 2000
• รองรับลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) มาตรฐาน PAdES

PDF/A-3 ได้ถูกประกาศออกมาวันที่ 15 ตุลาคม ค.ศ. 2012 แตกต่างจาก PDF/A-2 อย่างเดียว คือ ความสามารถในเก็บไฟล์อื่นได้ เช่น ไฟล์ XML, CSV, CAD, เอกสาร Word-Processing, เอกสาร Spreadsheet และไฟล์อื่นๆ ลงในไฟล์ PDF/A

สรุป PDF/A-3 คืออะไร?

PDF/A-3 คือไฟล์ที่สามารถเก็บข้อมูลดิจิทัลได้ในระยะยาว โดยที่ข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลง ไม่ขึ้นกับเทคโนโลยี และอุปกรณ์การแสดงผล หากเปิดอ่านข้อมูลในอนาคต ข้อมูลจะต้องแสดงผลเหมือนเดิมไม่เปลี่ยนแปลง

อีกทั้งยังมีความสามารถพิเศษ คือ สามารถเก็บไฟล์อื่นๆ ลงในไฟล์ตัวเองได้ หากจะเปรียบเทียบก็คล้ายๆ กับ Zip ไฟล์ ที่สามารถเก็บไฟล์อื่นลงในไฟล์ตัวเองได้ แต่ PDF/A-3 นั้นนอกจากเก็บไฟล์อื่นลงในตัวเองได้แล้ว ยังสามารถแสดงผล และค้นหาตัวอักษรในเอกสารได้

PDF/A-3 ได้ทำให้เกิดการลดต้นทุนด้านเอกสารทางบัญชีอย่างมหาศาลทั่วโลก ด้วยความสามารถในการเก็บ ข้อมูลเอกสารในรูปแบบที่มนุษย์อ่านได้ (PDF) และเก็บข้อมูลเอกสารในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ (XML) ลงในไฟล์เดียว

ยกตัวอย่างการใช้งาน เช่น ในประเทศเยอรมันได้มีการประกาศ มาตรฐาน ZUGFeRD เพื่อให้บริษัทสามารถส่งข้อมูลใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ให้กับบริษัทคู่ค้าและหน่วยงานภาครัฐ โดยการแนบไฟล์ XML เข้าไปในไฟล์ PDF/A-3

ประเทศไทยเราก็ได้มีการประกาศ มาตรฐาน ขมธอ. 3-2560 โดย สพธอ. (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิส์ หรือ ETDA) เพื่อใช้ในการสร้างไฟล์ XML แล้วแนบเข้าไปในไฟล์ PDF/A-3 เพื่อใช้ส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับบริษัทคู่ค้าและกรมสรรพากร

ซึ่งจะทำให้เกิดการลดต้นทุนทางด้านเอกสารอย่างมาก และช่วยให้องค์กรธุรกิจและหน่วยงานภาครัฐสามารถพัฒนาระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ผู้เขียน กฤษณ์ สุขวัจน์