ระบบ e-Tax Invoice by Email คืออะไร?

ระบบ e-Tax Invoice by Email คืออะไร?

ปกติเราจะออกใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ในรูปแบบกระดาษ

ระบบ e-Tax Invoice by Email คือ การออกใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

โดยการสร้างเอกสารในรูปแบบไฟล์ PDF/A-3 แล้วส่งอีเมลไปประทับรับรองเวลากับ สพธอ. (สำนักงานพัฒนาธุกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA)

หลังจากไฟล์ PDF/A-3 ได้ถูกประทับรับรองเวลาแล้ว จะถือว่าเป็น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกต้องตามกฏหมายตามที่กรมสรรพากรประกาศ

ส่วนกระบวนการอื่นๆ เช่น การทำรายงานภาษีซื้อ การทำรายงานภาษีขาย ยังทำเหมือนการออกเอกสารในรูปแบบกระดาษ เหมือนเดิมทุกอย่าง

วิธีออกใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email

การจัดทำใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ต้องจัดทำในรูปแบบ PDF/A-3 เท่านั้น

1. สร้างไฟล์ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ หรือใบเพิ่มหนี้ ในรูปแบบ PDF/A-3

2. แนบข้อมูลทั้งหมดในเอกสาร เช่น ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า จำนวนสินค้า ราคา จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนเงินรวม และอื่นๆ ในรูปแบบ XML ตามมาตรฐาน ขมธอ. 3-2560

3. ส่งไฟล์ PDF/A-3 ที่แนบข้อมูล XML นี้ ไปประทับรับรองเวลา (Time Stamp) โดยการส่งไฟล์นี้ไปที่อีเมลลูกค้า พร้อมทำสำเนา CC ไปที่อีเมล csemail@etax.teda.th ของ สพธอ. (สำนักงานพัฒนาธุกรรมอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA) เพื่อทำการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และมีหัวเรื่องอีเมลที่ถูกต้อง ดังตัวอย่างนี้

• ใบกำกับภาษี [วันเดือนปีที่ออกใบกํากับภาษี][INV][เลขที่ใบกํากับภาษี]
• ใบเพิ่มหนี้ [วันเดือนปีที่ออกใบเพิ่มหนี้][DBN][เลขที่ใบเพิ่มหนี้][เลขที่ใบกํากับภาษีอ้างอิง]
• ใบลดหนี้ [วันเดือนปีที่ออกใบลดหนี้][CRN][เลขที่ใบลดหนี้][เลขที่ใบกํากับภาษีอ้างอิง]
• ยกเลิกใบกํากับภาษี [วันเดือนปีที่ออกใบกํากับภาษี][CIV][เลขที่ใบกํากับภาษีที่ต้องการยกเลิก]
• ส่งใบกำกับภาษีใหม่ แทนใบที่ถูกยกเลิก [วันเดือนปีที่ออกใบกํากับภาษี][INV][เลขที่ใบกํากับภาษีใหม่][เลขที่ใบกํากับภาษีที่ถูกยกเลิก]

(หากทำผ่าน ระบบ Leceipt รายละเอียดหัวอีเมลเหล่านี้ระบบสร้างให้ และส่งให้โดยอัตโนมัติ กรอกเพียงแค่อีเมลลูกค้าอย่างเดียว)

4. ระบบ e-Tax Invoice by Email จะส่งไฟล์ PDF/A-3 ที่ประทับรับรองเวลาและลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จาก สพธอ. กลับมาให้ลูกค้าและท่านทางอีเมล ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนี้ ถือว่าเป็นเอกสารต้นฉบับถูกต้องตามกฏหมาย ลูกค้าและท่านสามารถนำไปใช้งานทางด้านบัญชีและภาษีต่อได้

ผู้เขียน กฤษณ์ สุขวัจน์