ข้อดีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

อย่างที่ทราบกันดีว่าใบกำกับภาษีนั้นเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้าและการบริการซึ่งต้องนำไปยื่นให้แก่กรมสรรพกร ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบันนี้ทำให้มีใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-Tax invoice & e-Reciept ซึ่งถือเป็นอีกตัวเลือกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวทางธุรกิจ  

โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีทั้งที่เป็น “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” “ใบลดหนี้” และ “ใบเพิ่มหนี้” ภายในเอกสารเหล่านั้นจะมี e-Signature ซึ่งเป็นตัวรับรองการยืนยันตัวตนของบริษัทที่เป็นผู้ขายหรือบริการ โดยเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้จะยื่นไฟล์ในรูปแบบ XML และ PDF ให้แก่กรมสรรพากร  

มาดูความได้เปรียบของใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีดังต่อไปนี้ 

1. ลดต้นทุนแฝงทางธุรกิจ : ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถลดค่ากระดาษรวมไปถึงค่าหมึกสำหรับการปริ้นเอกสารออกมา รวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์สำหรับการจัดเก็บเอกสาร หรือแม้กระทั้งการลดภาระการทำงานของเครื่องปริ้นเตอร์เพื่อเอาไว้สำหรับงานเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นมากกว่า 

2. ลดความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูล : เนื่องจากผู้ให้บริการสำหรับการออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์มีเทคโนโลยีที่ทำการจัดเก็บข้อมูลทางอินเตอร์เนตไว้ให้บริการอยู่แล้วจึงเพียงแค่ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารแล้วนำมาใช้งานต่อเท่านั้น 

3. ป้องกันการสูญหายของเอกสาร : ปัญหาอีกประการหนึ่งของการจัดเก็บใบกำกับภาษีในรูปแบบเอกสารกระดาษนั้นก็คือ บางครั้งหากมีความบกพร่องในการจัดเก็บเอกสารนั้นอาจจะสูญหายหรืออาจจะเสียหายจากบางกรณี อย่างเช่น การเกิดอัคคีภัย น้ำท่วมและไปจนถึงอุบัติเหตุต่าง ๆ ที่เกินกว่าจะควบคุม 

4. ป้องกันการทุจริตภายในองค์กร : เนื่องจากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถูกจัดเก็บไว้ใน server ของผู้ให้บริการโดยอัตโนมัติหลังจากทำการออกใบกำกับภาษีแบบต่าง ๆ ทำให้สามารถเข้าไปตรวจสอบดูข้อมูลเอกสารการซื้อขายและการบริการได้อย่างสะดวก 

5. ลดขั้นตอนความยุ่งยากในงานบริการการขาย : ในบางครั้งการออกเอกสารใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษมักต้องมีการเซนต์อนุมัติ ซึ่งอาจจะมีหลายขั้นตอนในทางเทคนิคของการบริการขายทำให้เกิดขั้นตอนการอนุมัติที่ล่าช้าหรือนำความไม่สะดวกใจต่อผู้มาใช้บริการหรือซื้อสินค้า แต่สำหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะมี e-signature หรือลายเซนต์ดิจิตอลซึ่งเป็นเครื่องหมายยืนยันตัวของเจ้าของกิจการในเอกสารให้อยู่แล้ว 

6. สร้างภาพลักษณ์ให้กับธุรกิจ : เนื่องจากปัจจุบันบริษัทที่มีการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ในองค์กร มักจะสะท้อนได้ถึงการมีศักยภาพในการพัฒนาธุรกิจและการปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยในปัจจบันอยู่เสมอ ซึ่งทำให้เกิดภาพลักษณ์เชิงบวกกับให้ลูกค้าที่มาซื้อขายหรือใช้บริการเพิ่มมากขึ้น 

ด้วยข้อได้เปรียบต่าง ๆ แล้วยังมีข้อดีอื่น ๆ อย่างเช่น การลดสัมผัสผ่านกระดาษ (ช่วยป้องกันและลดการแพร่กระจายเชื้อโรคของโรคระบาดต่าง ๆ) ช่วยลดปริมาณขยะที่เกิดจากกระดาษไปจนถึงความคล่องตัวในการทำงานที่เพิ่มมากขึ้น ดังเหตุผลต่าง ๆ ที่กล่าวไว้นั้นหวังว่าจะเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเลือกใช้ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์กันนะคะ 

ผู้เขียน ศุภลักษณ์ สิงห์จารย์

28 พฤษภาคม พ.ศ. 2564