วิธีสร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี



หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลของบริษัท (ผู้ขาย) ต่อไปเราจะแนะนำวิธีการในการสร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี โดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้



1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป


แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี


2. ข้อมูลของผู้ซื้อ

ใส่ชื่อบริษัทหรือชื่อกิจการของลูกค้าของท่านสำหรับส่วนนี้ห้ามเว้นว่างไว้ดังรูปตัวอย่าง


สำหรับการกรอกข้อมูลที่อยู่ ให้สังเกตที่ปุ่ม โครงสร้างที่เปิดอยู่ โดยให้สไลด์ปุ่มนี้ไปทางด้านซ้าย (“ปิด”) จะแสดงการกรอกข้อมูลดังรูป ซึ่งเราสามารถใส่ข้อมูลที่อยู่ได้อย่างอิสระ


แต่หาก โครงสร้างที่เปิดอยู่ เลื่อนปุ่มมาด้านขวามือ (“เปิด”) จะมีรูปแบบที่อยู่ให้กรอกดังนี้


การใส่ที่อยู่ของลูกค้าของท่านโดยที่ช่องกรอก เลขที่ ให้ใส่เลขที่ตั้งของที่อยู่ (ช่องนี้ห้ามเว้นว่าง) แต่ข้อมูลที่อยู่อื่น ๆ อย่างเช่น เลขหมู่ หรือชื่อหมู่บ้าน ให้นำมากรอกในช่อง ที่อยู่ รวมถึงข้อมูลชื่อ ถนน โดยสำหรับช่องกรอก ที่อยู่ และ ถนน ส่วนนี้สามารถเว้นวรรคได้ดังรูปตัวอย่าง


ก่อนที่เราจะใส่ข้อมูล จังหวัด อำเภอ และตำบล ให้สังเกตที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ ด้านขวามือ ด้วยระบบของเรารองรับการเลือกข้อมูลเหล่านี้เป็นภาษาอังกฤษด้วย ดังรูป


แต่หากที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ เราเลือก “ปิด” โดยสไลด์ปุ่มปุ่มมาด้านซ้าย ข้อมูลจะเป็นภาษาไทย อย่างตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการเลือก จังหวัด ปลายทาง ก็จะแสดงเป็นดังรูป

การใส่ข้อมูล อำเภอ/เขต ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างโดยทำเช่นเดียวกันคือหลังจากที่ได้เลือกจังหวัดที่ต้องการเช่น เลือกกรุงเทพมหานครแล้วก็สามารถคลิกเลือก อำเภอ/เขต ของจังหวัดที่เราเลือกไว้แล้วดังรูป


ต่อมาเป็นการคลิกเลือก ตำบล/แขวง ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างซึ่งเช่นเดียวกันกับ จังหวัด และ อำเภอ ดังรูป

การใส่รหัสไปรษณีย์สามารถทำได้ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)


ใส่ประเภทของผู้เสียภาษีต่าง ๆ ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป


หลังจากนั้นทำการกรอกหมายเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป


จากนั้นทำการเลือกสำนักงานดังรูป


ถ้าเลือกสาขาให้ใส่หมายเลขดังรูป


การใส่เบอร์โทรศัพท์ ดังรูปภาพตัวอย่าง


ให้ใส่อีเมลของลูกค้าของท่านดังรูปภาพตัวอย่าง


เมื่อทำการกรอกข้อมูลที่อยู่เรียบร้อยแล้วจากรูปด้านล่างจะสังเกตุเห็นฟอร์มในการกรอกด้านขวามือซึ่งจะมี เลขที่ และ วันที่


การใส่ เลขที่ ซึ่งเป็นเลขเอกสารที่ทางท่านเป็นผู้กำหนดเองดังรูปตัวอย่าง (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) และคลิกเลือกวันที่ที่ต้องการ


3. รายการสินค้าและการคำนวณราคา

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณสินค้าที่ลูกค้าของท่านทำการสั่งซื้อดังรูป


ทำการใส่รายการสินค้าต่าง ๆ โดยกำหนด ลำดับ แล้วใส่ รายการสินค้า แล้วใส่จำนวนของสินค้าที่ทำการสั่งซื้อดังรูป


ต่อมาให้ทำเลือก หน่วย ของจำนวนสินค้าดังรูป


ต่อมาใส่ราคาสินค้าแล้วลองคลิกที่บริเวณพื้นที่สีเทาในส่วนของจำนวนเงินจะพบว่าระบบได้คำนวนเงินของราคาสินค้าเอาไว้ให้


เมื่อต้องการเพิ่มรายการสินค้าให้ทำการกดปุ่ม เพิ่มรายการ

เพิ่มรายการ
เพิ่มรายการ

หลังจากที่เพิ่มรายการสินค้าแล้วจะมีลักษณะดังรูป


สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออกหากต้องการลบรายสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมายถังขยะ

ด้านมุมขวาล่างจะสังเกตุว่าระบบได้คำนวณรวมเป็นเงินไว้เรียบร้อยแล้ว


ส่วนสุดท้ายของฟอร์มการกรอกคือด้านล่างจะมีช่องหมายเหตุและชื่อผู้รับเงินส่วนนี้จะใส่หรือเว้นว่างก็ได้


เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยให้ทำการคลิกปุ่ม ต่อไป


จากนั้นระบบก็จะประมวลผลเพื่อดำเนินการให้รอสักครู่ดังรูป


เมื่อระบบประมวลเป็นที่เรียบร้อยจะแสดงตัวอย่างเอกสาร ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี แสดงดังรูป หากข้อมูลที่แสดงถูกต้องให้คลิกปุ่ม ยืนยัน ซึ่งอยู่ด้านบนแต่ถ้าต้องการแก้ไขเอกสารให้กดปุ่ม แก้ไข


4. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

จากนั้นเราจะได้ไฟล์ของเอกสารที่สร้างเสร็จ


จากนั้นเมื่อกดเลือกเมนู “เลือก” ซึ่งอยู่ด้านขวามือสุดซึ่งจะมีหัวข้อต่าง ๆ ให้เลือกดังนี้คือ “เปิดเอกสาร” “ดาวน์โหลด” “อีเมล” และ “SMS” ดังรูป


5. การเปิดเอกสาร

ที่เมนู เลือก ให้คลิกที่ เปิดเอกสาร


หรือคลิกที่ไอคอน PDF


จากนั้นจะแสดงรายละเอียดเอกสารของ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลและสามารถกดดาวน์โหลดเพื่อเอาไปใช้งานได้เลย


หรือคลิกที่ไอคอน XML


6. การดาวน์โหลด

จากเมนู เลือก ให้คลิกที่ ดาวน์โหลด ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

และเมื่อเปิดไฟล์ (แนะนำให้ใช้ Adobe Acrobat Reader DC) จะเห็นเอกสารซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลพร้อมมาให้ด้วย


7. การส่งอีเมล

ระบบของเรารองรับการส่งไฟล์ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ผ่านอีเมล โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกให้คลิกที่ อีเมล


แล้วขึ้นกล่อง Pop-up ให้กรอกอีเมลปลายทางที่ต้องการส่งไฟล์ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล



เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป


เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี จะแสดงในลักษณะดังรูป


8. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์ ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS


จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS


เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป


มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป


เมื่อกดคลิกที่ลิงค์ ระบบจะขึ้นให้ดังรูป แล้วให้ใส่รหัสที่ส่งมาจาก SMS


คลิกปุ่ม เปิดไฟล์ ซึ่งควรลง Application สำหรับเปิด PDF ไว้ด้วย (หากยังไม่มี)


เปิดดูไฟล์ PDF จากตัวอย่างได้ใช้แอปพลิเคชัน “Adobe Acrobat Reader: PDF Viewer, Editor & Creator”