วิธีสร้างใบเพิ่มหนี้ด้วยระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบเรียลไทม์ Leceipt

วิธีสร้างใบเพิ่มหนี้

สำหรับ ใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารที่ออกในกรณีที่ ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี มีการเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อมีการตกลงเพิ่มราคาสินค้าหรือการบริการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายก็ทำการแก้ไขโดยสร้างใบเพิ่มหนี้ขึ้นมา โดยเราจะแนะนำวิธีการสร้างเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ โดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1.เริ่มต้นสร้างเอกสาร

2.ข้อมูลของผู้ซื้อ

3.ข้อมูลเลขที่และวันที่ของเอกสาร

4.รายการสินค้าและการคำนวณราคา (ที่มีการเปลี่ยนแปลง)

5.ข้อมูลอื่น ๆ และบันทึกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร

6.เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

7.การดาวน์โหลด

8.การส่งอีเมล

9.การส่ง SMS

1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป

แล้วเลือก ใบเพิ่มหนี้

2. ข้อมูลของผู้ซื้อ

ใส่ชื่อบริษัทหรือชื่อกิจการของลูกค้าของท่านสำหรับส่วนนี้ห้ามเว้นว่างไว้ดังรูปตัวอย่าง

สำหรับการกรอกข้อมูลที่อยู่ ให้สังเกตที่ปุ่ม โครงสร้างที่เปิดอยู่ โดยให้สไลด์ปุ่มนี้ไปทางด้านซ้าย (“ปิด”) จะแสดงการกรอกข้อมูลดังรูป ซึ่งเราสามารถใส่ข้อมูลที่อยู่ได้อย่างอิสระ

แต่หาก โครงสร้างที่เปิดอยู่ เลื่อนปุ่มมาด้านขวามือ (“เปิด”) จะมีรูปแบบที่อยู่ให้กรอกดังนี้

การใส่ที่อยู่ของลูกค้าของท่านโดยที่ช่องกรอก เลขที่ ให้ใส่เลขที่ตั้งของที่อยู่ (ช่องนี้ห้ามเว้นว่าง) แต่ข้อมูลที่อยู่อื่น ๆ อย่างเช่น เลขหมู่ หรือชื่อหมู่บ้าน ให้นำมากรอกในช่อง ที่อยู่ รวมถึงข้อมูลชื่อ ถนน โดยสำหรับช่องกรอก ที่อยู่ และ ถนน ส่วนนี้สามารถเว้นวรรคได้ดังรูปตัวอย่าง

ก่อนที่เราจะใส่ข้อมูล จังหวัด อำเภอ และตำบล ให้สังเกตที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ ด้านขวามือ ด้วยระบบของเรารองรับการเลือกข้อมูลเหล่านี้เป็นภาษาอังกฤษด้วย ดังรูป

แต่หากที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ เราเลือก “ปิด” โดยสไลด์ปุ่มปุ่มมาด้านซ้าย ข้อมูลจะเป็นภาษาไทย อย่างตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการเลือก จังหวัด ปลายทาง ก็จะแสดงเป็นดังรูป

การใส่ข้อมูล อำเภอ/เขต ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างโดยทำเช่นเดียวกันคือหลังจากที่ได้เลือกจังหวัดที่ต้องการเช่น เลือกกรุงเทพมหานครแล้วก็สามารถคลิกเลือก อำเภอ/เขต ของจังหวัดที่เราเลือกไว้แล้วดังรูป

ต่อมาเป็นการคลิกเลือก ตำบล/แขวง ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างซึ่งเช่นเดียวกันกับ จังหวัด และ อำเภอ ดังรูป

การใส่รหัสไปรษณีย์สามารถทำได้ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)

ใส่ประเภทของผู้เสียภาษีต่าง ๆ ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป

หลังจากนั้นทำการกรอกหมายเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป

จากนั้นทำการเลือกสำนักงานดังรูป

ถ้าเลือกสาขาให้ใส่หมายเลขดังรูป

การใส่เบอร์โทรศัพท์ ดังรูปภาพตัวอย่าง

ให้ใส่อีเมลของลูกค้าของท่านดังรูปภาพตัวอย่าง

3. ข้อมูลเลขที่และวันที่ของเอกสาร

เมื่อทำการกรอกข้อมูลที่อยู่เรียบร้อยแล้วจากรูปด้านล่างจะสังเกตุเห็นฟอร์มในการกรอกด้านขวามือซึ่งจะมี เลขที่ และ วันที่

การใส่ เลขที่ ซึ่งเป็นเลขเอกสารที่ทางท่านเป็นผู้กำหนดเองดังรูปตัวอย่าง (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)

ถัดมาด้านล่างช่องกรอกวันที่จะเห็นส่วน วันที่ ก็สามารถคลิกบริเวณช่องฟอร์มแล้วจะเห็นส่วนที่ให้เลือกวันที่ (ด้านซ้ายมือ) ส่วนของเดือน (ด้านขวามือ) และด้านบนคือปี ให้็ทำการคลิกเลือก ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)

โดยสำหรับการเลือกปีสามารถทำโดยคลิกที่บริเวณตัวเลขของปีในรูปด้านบนตัวเลขของปีจะเป็น “2021” เมื่อทำการคลิกก็จะปรากฏดังรูปด้านล่าง

4. รายการสินค้าและการคำนวณราคา (ที่มีการเปลี่ยนแปลง)

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณราคาสินค้าที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเช่น ราคาสินค้าหรือการบริการที่มีค่าเพิ่มขึ้นจากใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี ที่ต้องการเปลี่ยนค่า ดังรูปตัวอย่าง

ถ้าหากต้องการเพิ่มรายการสินค้าก็คลิกปุ่ม เพิ่มรายการ

สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออก โดยหากต้องการที่จะลบรายสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมายถังขยะ

ด้านมุมขวาล่างให้ใส่มูลค่าสินค้าและการบริการตามใบกำกับภาษีเดิม เช่น ราคารายการสินค้าชนิดใด ๆ ราคาเดิมคือ 50 บาทต่อชิ้น/อัน โดยมีจำนวน 2 ชิ้น/อัน ซึ่งแปลว่ามีมูลค่าสินค้าเดิมเท่ากับ 100 บาท ก็ให้นำตัวเลขนี้ไปใส่ที่บริเวณช่อง มูลค่าตามใบกำกับภาษีเดิม เป็น “100” ดังรูป

ซึ่งระบบจะคำนวณ มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่าง ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ จำนวนเงินทั้งสิ้น ให้อัตโนมัติ

5. ข้อมูลอื่น ๆ และบันทึกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร

ส่วนบริเวณด้านซ้ายล่างของเอกสาร สำหรับช่อง “หมายเหตุ” จะกรอกข้อมูลหรือสามารถเว้นว่างไว้ได้

การเลือก ประเภทเอกสารอ้างถึง ก็เลือกได้ว่าใบเพิ่มหนี้ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและบริการอ้างอิงจากเอกสารตัวใด ในที่นี้ได้เลือกเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี

สำหรับ เลขที่เอกสารอ้างอิง ให้ใส่หมายเลขเอกสารที่เราต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลสินค้าที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจาก ใบเสร็จรับ/ ใบกำกับภาษี ซึ่งมีเลขที่ TIV20210500001 ก็นำไปกรอกใส่ดังตัวอย่าง

ต่อมาคือวันที่ของเอกสารอ้างอิงดังรูป

เลือกสาเหตุการออกใบเพิ่มหนี้สามารถเลือกเหตุผลดังรูป

โดยจากอันแรกถึงอันที่ 3 จะเกี่ยวข้องกับราคาสินค้าส่วนอันที่ 4 – 6 จะเกี่ยวข้องกับการบริการ ซึ่งจากตัวอย่างมีการเพิ่มราคาสินค้าในรายการก็ทำการเลือกอันแรกก็จะได้ผลลัพธ์ดังรูป