วิธีการใส่ข้อมูล ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใน Excel Template

ส่วนนี้จะเป็นตัวอย่างการใส่ข้อมูลสำหรับเอกสาร “ใบเพิ่มหนี้” และ “ใบลดหนี้” ใน Microsoft Excel Template เพื่ออัพโหลดเพื่อสร้างเอกสารของโปรแกรม Leceipt โดยจะเป็นการอธิบายการกรอกข้อมูลในส่วนของคอลัมน์

calculationMethod
referTypeCode
referReasonCode
referSpecificReason

การกรอกข้อมูลในส่วนของ calculationMethod ซึ่งเป็นการคำนวณราคา

1.1 การกรอกข้อมูล calculationMethod ของใบเพิ่มหนี้ มีวิธีการกรอกข้อมูลดังนี้

calculationMethod	สิ่งที่ต้องกรอก
ราคาเพิ่มหนี้	1
ราคาจรืง	2

ดังตัวอย่างด้านล่าง คือ หากต้องเลือกเป็น “ราคาเพิ่มหนี้” ให้พิมพ์เลข “1” ที่คอลัมน์ calculationMethod บน Excel Template

1.2 การกรอกข้อมูล calculationMethod ของใบลดหนี้ มีวิธีการกรอกข้อมูลดังนี้

calculationMethod	สิ่งที่ต้องกรอก
ราคาลดหนี้	1
ราคาจรืง	2

ดังตัวอย่างด้านล่าง คือ หากต้องเลือกเป็น “ราคาลดหนี้” ให้พิมพ์เลข “1” ที่คอลัมน์ calculationMethod บน Excel Template

2. การกรอกข้อมูลในส่วนของ referTypeCode ซึ่งเป็นประเภทของเอกสารอ้างอิง

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์	หมายถึง
T02	ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
T03	ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
T04	ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
388	ใบกำกับภาษี

ดังตัวอย่างด้านล่าง คือ ทำการสร้างเอกสารใบเพิ่มหนี้จากเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ซึ่ง

ทำการกรอกข้อมูล “T03” ที่คอลัมน์ referTypeCode

3. การกรอกข้อมูลในส่วนของ referReasonCode ส่วนนี้จะเป็นรหัสของสาเหตุในการออกเอกสาร “ใบเพิ่มหนี้” หรือ “ใบลดหนี้”

3.1 การกรอกรหัสของสาเหตุในการออกเอกสารใบเพิ่มหนี้

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์	หมายถึง
DBNG01	มีการเพิ่มราคาสินค้า
DBNG02	คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง
DBNG99 (หากระบุ ต้องระบุ referSpecificReason ด้วย)	เหตุอื่น (กรณีราคาสินค้า)
DBNS01	มีการเพิ่มราคาค่าบริการ
DBNS02	คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง
DBNS99 (หากระบุ ต้องระบุ referSpecificReason ด้วย)	เหตุอื่น (กรณีบริการ)

ตัวอย่าง : เหตุผลที่ต้องการออกใบเพิ่มหนี้ เพราะว่า “คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง” ซึ่งจากตารางด้านบน จึงทำการกรอกรหัส “DBNG02” ที่คอลัมน์ referReasonCode

สำหรับกรณีอื่น ๆ (ราคาสินค้า) และ กรณีอื่น ๆ (กรณีบริการ) จะใส่รหัส DBNG99 และ DBNS99 ตามลำดับ ซึ่งจะต้องกรอกเหตุผลที่คอลัมน์ referSpecificReason ซึ่งจะอธิบายในข้อที่ 4

3.2 การกรอกรหัสของสาเหตุในการออกเอกสารใบลดหนี้

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์	หมายถึง
CDNG01	ลดราคาสินค้าที่ขาย
CDNG02	สินค้าชำรุดเสียหาย
CDNG03	สินค้าขาดจำนวนตามที่ตกลงซื้อขาย
CDNG04	คำนวณราคาผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง
CDNG05	รับคืนสินค้า
CDNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย)	เหตุอื่น (กรณีขายสินค้า)
CDNS01	ลดราคาค่าบริการ
CDNS02	ค่าบริการขาดจำนวน
CDNS03	คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง
CDNS04	บอกเลิกสัญญาบริการ
CDNS99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย)	เหตุอื่น (กรณีบริการ)

ตัวอย่าง : เหตุผลที่ต้องการออกใบลดหนี้ เพราะว่า “บอกเลิกสัญญาบริการ” ซึ่งจากตารางด้านบน จึงทำการกรอกรหัส “CDNS04” ที่คอลัมน์ referReasonCode

สำหรับกรณีอื่น ๆ (ราคาสินค้า) และ กรณีอื่น ๆ (กรณีบริการ) จะใส่รหัส CDNG99 และ CDNS99 ตามลำดับ ซึ่งจะต้องกรอกเหตุผลที่คอลัมน์ referSpecificReason ซึ่งจะอธิบายในข้อที่ 4

4. การกรอกข้อมูลในส่วนของ referSpecificReason สำหรับการกรอกข้อมูลเหตุผลอื่น ๆ ยกตัวอย่างเช่น

ในกรณีของใบเพิ่มหนี้ จากคอลัมน์ referReasonCode ทำการกรอก DBNG99 ซึ่งคือ เหตุอื่น (กรณีราคาสินค้า) ดังนั้นแล้ว ที่คอลัมน์ referSpecificReason ก็ได้ทำการกรอกเหตุผล “ยกเลิกราคาสินค้า 200 บาท” ดังรูป

ในกรณีของใบลดหนี้ จากคอลัมน์ referReasonCode ทำการกรอก CDNS99 ซึ่งคือ เหตุอื่น (กรณีค่าบริการสินค้า) ดังนั้นแล้ว ที่คอลัมน์ referSpecificReason ก็ได้ทำการกรอกเหตุผล “ยกเลิกค่าบริการสินค้า 500 บาท” ดังรูป