การเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์

ประโยชน์ของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร คือ การเปลี่ยนรูปแบบเอกสารจากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้มีข้อดีหลายอย่าง บทความนี้จะยกตัวอย่างหนึ่งในข้อดีนั้นก็คือ เปลี่ยนจากการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษมาเป็นจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องเก็บอย่างไร ? 

อ้างอิงตามกฎหมาย พรบ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และมีการลงลายเซ็นดิจิทัล ต้นฉบับจะเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงต้องจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (หากพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษจะถือว่าเป็นสำเนา) 

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องเก็บไว้นานเท่าใด? 

อ้างอิงตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร จะต้องเก็บใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี กรณีอยู่ระหว่าง การตรวจสอบภาษีอากรจะต้องเก็บไว้จนกว่าการตรวจสอบภาษีอากรและแล้วเสร็จ 

การเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ มีวิธีเก็บอย่างไร จึงจะถือว่าถูกต้อง? 

ผู้ขายสินค้าหรือบริการที่ได้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรือผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการที่ได้รับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้ 

1. ข้อมูลในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง 
2. เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลนั้นหรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้ และได้เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทางและปลายทางของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าง

Leceipt (https://www.leceipt.com) เป็นระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ที่ได้ทำตามข้อกำหนดและกระบวนการด้านบนทั้งหมดในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ท่านสามารถทดลองใช้งานออกเอกสารได้ทันทีที่นี่ https://my.leceipt.com/signup หรือ โทรสอบถามที่เบอร์ 082-579-8555 

ผู้เขียน นายกฤษณ์ สุขวัจน์ 

วันที่ 7 ตุลาคม พ.ศ. 2564